労働基準監督署の調査臨検で求められる帳簿・書類とは？

労働基準監督署の調査の際、要求される帳簿・書類は、以下のとおりです。

個々の調査により、要求される帳簿・書類は異なりますが、以下の一覧表の書類は、概ね共通して求められる書類です。調査の過程で、他の追加書類の提出を求められる場合もあります。

また、予告ありの調査の場合には、労働基準監督署から、事前に、準備しておく帳簿・書類を連絡してくれることもあります。

要求される帳簿・書類

会社の組織図

調査対象の会社の組織ごとの業務内容と人員配置・人数、正社員か非正規雇用（ｱﾙﾊﾞｲﾄ等）か派遣労働者か等を把握するためにチェックされます。
つまり、長時間労働が恒常的に発生しそうな部署や、勤務時間が不規則になりそうな部署を把握し、必要であればその部署に立ち入り調査を行う目的もあります。

労働者名簿

労働者名簿は労働基準法第107条により作成が義務付けられている帳簿です。所定の要件を備えた上で、従業員全員分が作成されている必要があります。また、退職後3年間は保存義務があります。

賃金台帳

労基署の調査では、「平成○年○月分からの賃金台帳を用意して下さい」と言われます。従って、指示された年月分の賃金台帳が必要な要件を満たした状態で提示できなければなりません。賃金台帳は労働基準法第108条により、次の要件を記載し、作成する義務があります。

賃金台帳では、基本給と各種手当、残業代などは項目を分けて記入するように注意して下さい。
また、労働時間についても、たとえば残業時間について、普通の残業なのか、休日労働なのか、深夜労働なのか、きちんと分けて、それぞれの時間数も記載しなければなりません。

就業規則

これらの規則、規程が適法かつ実態に即した内容で作成され、届出がされているのかをチェックされます。

従業員に周知されていることも重要なポイントとなります。
常時10人以上の労働者を使用する場合には、就業規則を作成して労働基準監督署に届け出ることが義務付けられています。

この常時10人以上は、会社全体ではなく、事業場ごとに判断をします。

つまりは、本店・支店等が分かれており、それぞれが常時10人以上の労働者を使用している場合には、それぞれで就業規則を作成して届け出る義務があります。

また、常時10人以上の判断には、パートタイマーやアルバイト等も含みます。

従業員別の時間外労働・休日労働の実績資料

労基署の調査では、労働者の実労働時間の総数や、時間外労働・休日労働・深夜労働に関するデータは必ずチェックされます。調査の最重要チェックポイントであることは間違いありません。

次のようなケースは、特に問題が指摘される事例です。時間管理の体制を早急に確認する必要があります。

また、使用者には「労働者の労働時間を適正に把握し管理する義務」があります。これに基づいて、「正しい時間外労働・休日労働・深夜労働の割増賃金を支払う義務」もあります。この2点が適正に行われているのかを事前に十分に確認しておく必要があるでしょう。
仮に、残業代が不足していた場合には、3ヶ月〜最大2年分の遡及払いを指示される可能性もあります。

ここ最近では、管理監督者の取扱いについて踏み込んで調査が行われることも多くなりました。管理監督者とは、労働基準法で定められた、深夜労働を除く残業代が発生しない特殊な管理を認められた者をいいます。「経営者と一体的な立場で仕事をしている」、「出社、退社や勤務時間について厳格な制限を受けていない」、「その地位にふさわしい待遇がなされている」等の要件を中心に実態に基づいて判断をされますが、この判断があいまいであると、適法な管理監督者ではないと判断され、未払いの残業代を支払う義務が生じる可能性があります。

タイムカード等の勤務時間の確認できる資料

会社が労働者の勤怠管理を把握できているかどうかチェックされます。

ＰＯＩＮＴ５でご説明した通り、使用者には「労働者の労働時間を適正に把握し管理する義務」があります。

時間管理が正しくできていなければ、残業代の計算が正確にできるはずもありません。

この部分については、厚生労働省の通達「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」を参考に、この通達の基準を満たす必要があるでしょう。

時間外労働・休日労働に関する協定届

監督官が、必ず確認するのが、「３６（サブロク）協定」です。

法定労働時間外、及び法定休日に労働させる場合には、３６協定を締結し、労基署に届出しておくが必要となっているからです。

３６協定の締結当事者は、事業場の代表者（社長・工場長・支店長等）と、事業場の従業員の過半数を代表する者（過半数で組織する労働組合があれば、当該労働組合）になります。

さて、労働基準法３２条には、１週の労働時間は４０時間、１日の労働時間は８時間が限度である旨の規定がされており、本条の労働時間を超えて労働させることはできません。

労働基準法３２条に定める労働時間を超えて労働させた場合には、労働基準法違反となり、６ヶ月以下の懲役、または３０万円以下の罰金に処せられる場合があります。

しかし、実際の労働時間が、週４０時間、１日８時間に収まっている事業場は皆無に等しく、通常は、労働基準法３２条に規定する労働時間を超えて労働させているのが現実です。

そうすると、ほとんどの会社が労働基準法３２条違反になるわけですが、そこで、３６協定が締結されていれば、その協定の範囲内の法定時間外・法定休日労働である場合に限り、罰則が免除されるという効果が発生することになります。（免罰効果）

ですから、３６協定を締結せずに、法定時間外・法定休日労働を行わせていた場合には、労働基準法３２条違反を指摘されるということになります。

通常、法定時間外・法定休日労働は、ほとんどの事業場で行われているのが現実ですから、監督官は、定期監督の場合は、３６協定が締結されているかどうかを、必ず確認するというわけです。

３６協定が締結され、労基署にも届出をし、適正に運用されている事業場であれば、何の問題もありませんが、３６協定については、その締結の段階から、かなり形式的に行われていることが多いのが実際です。要するに形だけ作っているパターンです。

しかし、たった紙切れ一枚であるからといって、馬鹿にしてはいけません。

監督官によっては、３６協定について確認する際、単に届出がなされているかどうか（届出印が押印されているということは、形式的には整っていると労基署が判断していることになる。）という程度の確認しかしないケースもありますが、それは単なるラッキーにしか過ぎません。突き詰めていくと、３６協定はとても奥が深いのです。

特に、労働時間が長時間化している業界、あるいは企業（事業場）の場合には、３６協定についても突っ込んで調査する傾向にあります。

その場合、書面上の形式的な部分などではなく、３６協定の内容と実態が一致しているか、すなわち３６協定が適正に運用されているかどうかということを重点的に確認します。

変形労働時間制などの定めをしている場合の労使協定

協定書の作成・届け出が制度の導入要件になっている場合、実態に合った内容で届け出や運用がなされているかをチェックされます。

変形労働時間制のシフト表

従業員の年次有給休暇の取得状況に関する管理簿

年次有給休暇の管理状況や取得の促進を確認するために、年次有給休暇を管理する帳票があるかどうかをチェックされます。
年次有給休暇の取得率の低い会社に対しては、会社として「年次有給休暇の取得をどのように促進するのか」について、指導をされることがありえます。

年次有給休暇の取得については、出勤簿などに記録することが一般的ですが、「年次有給休暇管理簿」を作成し、記録しておくと休暇管理もしやすくなります。これらの年次有給休暇の取得を記録した出勤簿や年次有給休暇管理簿等の書類は3年間の保存義務があります。

従業員に交付した労働条件通知書（雇用契約書）

社員を雇い入れた際に交付しているか、またその記載内容にモレはないか等を中心にチェックされます。

パート、アルバイト、契約社員等の有期契約雇用者に対しても、正社員の場合と同様に労働条件通知書を交付する義務があります。また、正社員よりも所定労働時間が短い労働者（パート、アルバイト等の社内での呼び方は関係ありません）の場合には、さらに、「昇給の有無」「退職手当の有無」「賞与の有無」の3つの事項を明示した文書を交付することが義務付けられています。

健康診断の実施結果（健康診断個人票）

労働安全衛生法では、労働者を雇い入れる際にはもちろんのこと、1年に1回以上は定期的に健康診断を実施することを義務付けています。そこで、労基署の調査では、まず、おおむね週30時間以上勤務している労働者（正社員、パート等の名称は問いません）への健康診断の実施状況をチェックされます。なお、常時50人以上の労働者を使用する事業主は、健康診断を行ったときは、遅滞なく、「定期健康診断結果報告書」を所轄の労働基準監督署へ提出しなければなりません。
また、健康診断結果について「健康診断個人票」により5年間保存することが義務付けられています。

安全管理者、衛生管理者の選任状況

安全委員会、衛生委員会の設置・運営状況についての資料（議事録等）

産業医の選任状況についての資料